Rechtliche Vorschriften beim Newsletter-Versand – Das sollten Sie wissen!

Kennen Sie das? Sie erhalten einen Newsletter, den Sie nicht abonniert haben. Zudem können Sie im Newsletter einfach keine Möglichkeit finden, sich vom Abonnement abzumelden. Oder Sie wollen sich für einen Newsletter registrieren und müssen dazu zunächst Ihre kompletten Daten angeben. Das ist nicht nur nervtötend, sondern auch rechtswidrig. Um Ihren Newsletter rechtskonform zu gestalten und das Vertrauen der Leser zu gewinnen, müssen Sie einige rechtliche Vorschriften beachten.

Regel Nr. 1: Der rechtskonforme Anmeldeprozess

Der Anmeldeprozess für einen Newsletter unterliegt rechtlichen Vorgaben. Dem Gesetz zum Schutz vor unlauterem Wettbewerb nach, muss vor dem Versand eines Newsletters eine ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegen (UWG, §7 Absatz 3). Um diese Einwilligung zu protokollieren bietet sich das so genannte Double-Opt-In-Verfahren an. Hierbei erhält der Interessent nach der Anmeldung zum Newsletter und der Angabe seiner E-Mail-Adresse zunächst eine Bestätigungs-E-Mail. Der Erhalt dieser E-Mail muss über einen Link bestätigt werden. Erst danach erhält er weitere Informationen bzw. den Newsletter. Das dient Ihnen einerseits zur rechtlichen Absicherung; auf der anderen Seite erweckt es Vertrauen beim Adressaten und schützt diesen vor unerwünschten E-Mails.

Der Leser muss seine Einwilligung jederzeit widerrufen können. Machen Sie diese Widerrufmöglichkeit nicht nur über einen Link am Ende des Newsletters möglich, sondern auch bereits in der Bestätigungs-E-Mail. Das schafft zusätzliches Vertrauen.

Im Übrigen: Die Anmeldung zum Newsletter können Sie auf Ihrer Website oder als Link innerhalb Ihrer E-Mail-Signatur prominent ermöglichen. Fragen Sie Ihr Gegenüber aber auch bei persönlichen Gesprächen oder auf Messen nach dem Interesse am Newsletter-Abonnement.

Regel Nr. 2: Grundsatz der Datensparsamkeit

Auch §3a des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und §13 Abs. 6 des Telemediengesetztes (TMG) müssen beim Versand von Newslettern Beachtung finden. Das BDSG schreibt vor, dass so wenig personenbezogene Daten wie möglich erhoben, verarbeitet oder genutzt werden dürfen. Für Ihren Newsletter bedeutet das, dass die Angabe einer E-Mail-Adresse ausreichen muss, um sich für den Verteiler zu registrieren.  Alle anderen Angaben – z.B. Name oder Telefonnummer – dürfen nur als freiwillige Eingabefelder aufgeführt werden.

Laut TMG muss zudem auf den Zweck der Datenerhebung hingewiesen werden. Darüber hinaus muss der Versender des Newsletters versichern, die erhobenen Daten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiter zu reichen. Weisen Sie in der Anmeldung darauf hin, welche Art von E-Mails Sie zukünftig als Newsletter versenden möchten und welcher Umfang und Inhalt den Nutzer erwarten.

Regel Nr. 3: Impressum ist Pflicht

Ein weiterer wichtiger und rechtlich bindender Bestandteil des Newsletters ist das Impressum. Laut Vorschrift müssen Sie die Impressumsangaben „leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar“ halten (§5 Abs. 1 TMG). Zu diesen Angaben gehören mindestens Name und Anschrift; bei geschäftlichen Newslettern müssen zudem Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Handelsregister inkl. -nummer sowie die Umsatzsteuer- und Wirtschaftsidentifikationsnummer angegeben werden – soweit vorhanden.

Regel Nr. 4 – Die Nutzung von Bildern

Nutzen Sie Bilder innerhalb Ihres Newsletters? Dann gilt – wie für alle gewerblichen Nutzungen von Bildmaterial oder anderen urheberrechtlich geschützten Werken im Übrigen auch – dass Ihnen das Nutzungsrecht des jeweiligen Urhebers nach § 31 des Urheberrechtsgesetzes (UrhG) vorliegen muss. Dieses „Nutzungsrecht kann als einfaches oder ausschließliches Recht sowie räumlich, zeitlich oder inhaltlich beschränkt eingeräumt werden“ (§ 31 Abs. 1 UrhG).

Mit diesen Regeln sind Sie in der Lage, Ihren Newsletter rechtssicher zu gestalten. Eine übersichtliche Checkliste erhalten Sie hier.

Aber bitte beachten Sie: Die Angaben in diesem Artikel ersetzen keine rechtliche Beratung durch einen Fachmann, sondern sollen Sie lediglich für gesetzliche Vorschriften beim Newsletter-Versand sensibilisieren. Fragen Sie im Zweifel Ihren Rechtsbeistand.